Mephar thường nhận được những thắc mắc từ nhiều người về việc làm sao để điều hành một nhà thuốc một cách đơn giản nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả. Liệu chỉ việc mua hàng với giá thấp và bán ra với giá cao đã là quản lý tốt?
Thực tế cho thấy, mỗi lần bạn vắng mặt tại nhà thuốc chỉ trong một vài ca làm việc, ngay lập tức hoạt động kinh doanh bắt đầu chững lại hoặc suy giảm, nhân viên bắt đầu sao nhãng công việc, và phản hồi từ khách hàng không được xử lý một cách nhanh chóng và hiệu quả. Kết quả là:
- Bạn cảm thấy mình cần phải liên tục có mặt tại nhà thuốc để giám sát mọi hoạt động của nhân viên và xử lý ngay lập tức mọi khiếu nại hay vấn đề từ phía khách hàng.
- Bạn gặp trở ngại trong việc phát triển và mở rộng kinh doanh. Với mỗi bước mở rộng, bạn lại cảm thấy gánh nặng công việc tăng lên mà không thấy sự cải thiện nào về hiệu quả công việc.
CÁC HOẠT ĐỘNG CHÍNH DIỄN RA HÀNG NGÀY TẠI NHÀ THUỐC GỒM 4 HOẠT ĐỘNG SAU
| NHẬP HÀNG | BÁN HÀNG |
| Trung bình mỗi nhà thuốc sẽ cần bổ sung hàng hết theo tuần suất 3 – 4 lần trong 1 tuần. Mục đích là quản lý thông tin, doanh số mua hàng và tình trạng trả thưởng của các nhà cung cấp đang mua hàng. Đặc thù: Nhà thuốc nhận được rất lời chào mời về các chương trình khuyến mại từ các nhà cung cấp với nhiều hình thức trả thưởng (trả ngay, trả sau, trả bằng tiền, trả bằng hàng) | Đây là hoạt động diễn ra hàng ngày và nhà thuốc. Mục đích là theo dõi được lịch sử mua hàng của khách và giám sát hoạt động bán hàng của nhân viên. Đặc thù: Bán hàng cắt liều là đặc thù chỉ có tại các cửa hàng thuốc (bán cắt liều theo mẫu sẵn có và bán cắt liều tự do). Đây là hoạt động hay xảy nhiều sai xót nhất tại nhà thuốc (nhân viên nhớ nhầm hàng sau khi bán, đưa nhầm hàng cho khách, tính nhầm tiền, đưa nhầm tiền thừa cho khách, vv…) |
| KIỂM KÊ HÀNG | QUẢN LÝ DÒNG TIỀN |
| Trung bình mỗi nhà thuốc sẽ kiểm kê theo tuần suất 3 – 6 tháng cho 1 lần kiểm kê. Mục đích của kiểm kê là để phát hiện ra sai xót về hàng hóa trong quá trình nhập hàng hay bán hàng để xử lý ngay. Đặc thù: Kiểm kê thường là công việc vất vả tại nhà thuốc. Trong khi, nhân sự kiểm kê thì ít, danh mục hàng lên tới hàng nghìn mặt hàng, số lượng trong kho thì luôn biến động vì hoạt động nhập và xuất diễn ra hàng ngày. Mỗi lần kiểm kê phải huy động thêm nhiều người và cố gắng làm trong thời gian ngắn. | Đây là hoạt động diễn ra hàng ngày và diễn ra tại thời điểm giao ca giữa các nhân viên bán hàng hoặc mới chủ nhà thuốc. Mục đích là giám sát tiền bán hàng của nhân viên, ký nhận giữa các ca bán bằng sổ giao ca. Đặc thù: Toàn bộ tiền bán hàng trong ca đó sẽ do nhân viên quản lý, đôi khi hàng hóa của trình dược viên giao tới cửa hàng được nhân viên thanh toán. |
LÝ DO CHÍNH MÀ BẠN KHÔNG THỂ QUẢN LÝ ĐƯỢC VÌ 1 TRONG 4 HOẠT ĐỘNG TRÊN ĐÃ KHÔNG THỂ TRIỂN KHAI ĐƯỢC TỐT
TẠI NHÀ THUỐC
| BÁN HÀNG | KIÊM KÊ HÀNG |
| Việc sử dụng phương pháp truyền thống, việc ghi chép thường chỉ là hình thức và phụ thuộc rất nhiều vào khả năng ghi nhớ hoặc lòng trung thực của nhân viên. Bạn cũng chưa tìm được phương án nào khả thi hơn để giảm thiểu các lỗi ghi chép thường gặp trong quá trình bán hàng: từ việc nhân viên ghi nhận nhầm sản phẩm đã bán, giao nhầm hàng hóa cho khách hàng, tính sai số tiền, cho đến việc trả nhầm tiền thối cho khách hàng. Hầu hết cuối mỗi ca hoặc mỗi ngày bán hàng tại nhà thuốc đều có hiện tượng tiền bán thực tế bị thừa hoặc thiếu so với sổ sách (chủ yếu là tiền thừa). Nhà thuốc chấp nhận sự trung thực của nhân viên. | Hoạt động kiểm kê tại nhà thuốc quá vất vả, phải huy động nhiều người, làm trong khoảng thời gian ngắn (trong nửa buổi hoặc cả buổi là cùng vì bạn còn phải ưu tiên bán bán hàng), số liệu kiểm đếm thì sai và nhầm lẫn nhiều. Kiểm kê thì vất vả nhưng kết quả sau kiểm kê không biết phải đổi chiếu như nào để tìm ra sai xót. Hầu hết các nhà thuốc đều không thực hiện được hoạt động kiểm kê này vì những bất cập trên. Nhà thuốc chấp nhận số tạm tính của giá trị kho hàng và chấp nhận những sai xót của nhân viên. |
“Quản lý nhà thuốc chỉ đơn giản là bạn phối hợp với nhân viên để triển khai cả 4 hoạt động (bán hàng, nhập hàng, kiểm kê và quản lý dòng tiền) trên nền tảng phần mềm quản lý nhà thuốc sẵn có thật trơn chu mà không nửa vời. Hàng nghìn nhà thuốc trên cả nước đã áp dụng thành công cho hoạt động kinh doanh”
QUẢN LÝ NHÀ THUỐC THẬT ĐƠN GIẢN
Quản lý nhà thuốc chỉ đơn giản là bạn cùng với nhân viên triển khai cả 4 hoạt động (nhập hàng, bán hàng, kiểm kê hàng, quản lý dòng tiền) tại nhà thuốc một cách logic và minh bạch, cụ thể:
- Tách hoạt động nhập hàng và bán hàng tại nhà thuốc ra để phân tách trách nhiệm và giảm thiểu sai xót và thất thoát: Chủ nhà thuốc sẽ nhập các phiếu mua hàng, nhân viên sẽ bán hàng và nhập các phiếu bán hàng theo ca của mình.
- Kiểm kê phải tiến hành định kỳ 3 tháng 1 lần. Nếu có sai xót về hàng hóa xảy ra ở phần bán hàng thì nhân viên sẽ phải chịu trách nhiệm đền bù.
- Quản lý dòng tiền phải thực hiện trên sổ sách giao ca cho tất cả những phần tiền thừa, tiền thiếu, tiền trả nhà cung cấp và phải được ký nhận bởi những người liên quan để đối chiếu khi cần.
- Để cả 4 hoạt động được thực thi hàng ngày, bạn cần áp dụng ngay phần mềm quản lý nhà thuốc.
Theo yêu cầu của Bộ Y tế, phần mềm đã được yêu cầu triển khai để kết nối tới tất cả các nhà thuốc. Nên cả 4 nghiệp vụ này một khi đã được ứng dụng trên phần mềm sẽ biến phần mềm thành một trợ thủ đắc lực giúp bạn:
- Tra cứu nhanh các thông tin tồn kho, doanh thu, lợi nhuận, giao dịch của khách hàng, vv…
- Kiểm soát hoạt động bán hàng của nhân viên để biết được nhân viên bán gì, doanh thu bao nhiêu, lợi nhuận nhiêu và thưởng bao nhiêu.
- Phân tách được trách nhiệm của từng người nếu có sai xót thông qua việc đối chiếu dữ liệu kiểm kê.
- Lắm bắt thông tin, lịch sử giao dịch, điểm thưởng để chăm sóc khách hàng càng tốt hơn.
Nếu muốn tham khảo giải pháp phần mềm toàn diện cho nhà thuốc, quầy thuốc của bạn, hãy liên hệ Mephar ngay hôm nay để được dùng miễn phí.
Hotline: 091 969 81 68.
